Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Vihdin Matkailu ry:n jäsenrekisteriä ja verkkosivustoa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Laadittu sääntöjen pohjalta.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Vihdin Matkailu ry
Kotipaikka: Vihti
Yhteystiedot verkkosivuilla: www.vihdinmatkailu.fi (esimerkki)
Sähköposti: hallitus@vihdinmatkailu.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Yhdistyksen hallitus / rekisteriasioista vastaava sihteeri/rahastonhoitaja.
Yhteydenotot tietosuoja-asioissa sähköpostitse yhdistyksen viralliseen osoitteeseen.

3. Rekisterin nimi

Vihdin Matkailu ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhdistyksen sääntöjen mukaisten velvoitteiden täyttäminen ja toiminnan ylläpitäminen. Yhdistyksen sääntöjen mukaan tarkoituksena on edistää Vihdin matkailua, lisätä yritysten yhteistyötä, kasvattaa paikkakunnan tunnettavuutta sekä valvoa jäsenten etuja.

Käsittelyn oikeusperusteita EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan ovat:

Jäsensuhde ja sopimus: Jäsenyyden hallinnointi, jäsenmaksujen laskutus (varsinaiset jäsenet, kannattajajäsenet, kunniapuheenjohtajat ja kunniajäsenet) sääntöjen kohdan 3 ja 5 mukaisesti.
Lakisääteinen velvoite: Yhdistyslain sekä kirjanpitolain mukaisten velvoitteiden, tilintarkastuksen ja vuosikokouksen järjestämisen edellyttämät tiedot (säännöt kohdat 8, 9, 11).
Rekisteröidyn suostumus tai oikeutettu etu: Yhdistyksen tiedotustoiminta, kokouskutsujen lähettäminen (sähköposti, postitse tai ilmoitukset kotipaikkakunnan lehdessä, säännöt kohta 10) sekä viestintä matkailuun liittyvistä hankkeista ja tapahtumista.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja jäsenistä ja toimintaan osallistuvista:

Henkilön nimi, sähköpostiosoite, postiosoite ja puhelinnumero.
Jäsenlaji (varsinainen jäsen, kannattajajäsen, kunniapuheenjohtaja, kunniajäsen).
Jäsenyyden alkamis- ja mahdolliset päättymistiedot (eroaminen, hallituksen tekemä erottamispäätös sääntöjen kohdan 4 mukaisesti).
Maksutiedot (liittymis- ja vuotuisten jäsenmaksujen suoritustiedot).
Kokousosallistumistiedot ja valtuutukset (esim. vuosikokoukseen tai ylimääräisiin kokouksiin osallistuminen, äänioikeustiedot).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä tai verkkosivujen kautta. Päivityksiä voidaan saada myös suoraan jäseniltä tai yhdistyksen hallituksen kokouspöytäkirjojen kautta (esim. kunniajäsenyydet tai erottamiset).

7. Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön niin edellyttäessä (esim. tilintarkastajille lakisääteisen tilintarkastuksen yhteydessä sääntöjen kohdan 8 mukaisesti). Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojaus

Manuaalinen aineisto säilytetään turvatusti. Digitaaliset tiedot on suojattu asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla turvatoimilla (kuten salasanasuojatuilla järjestelmillä ja käyttöoikeuksien rajaamisella vain tarvittaville hallituksen jäsenille).

9. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään kirjanpitolain tai yhdistyksen arkistointivelvoitteiden edellyttämän ajan (esim. taloushallinnon tositteet 5–10 vuotta) tai tarvittaessa yhdistyksen oikeudellisen edun turvaamiseksi.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat GDPR:n mukaiset oikeudet:

Tarkastusoikeus: Oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot.
Oikeus tietojen oikaisumiseen: Oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista.
Oikeus tietojen poistamiseen ('oikeus tulla unohdetuksi'): Jäsenyyssuhteen päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan soveltuvan lainsäädännön sallimissa puitteissa.
Oikeus käsittelyyn rajoittamiseen tai vastustamiseen lainsäädännön määrittelemissä tilanteissa.
Valitusoikeus: Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta.

Kaikki rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee esittää kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.

Tämä sivu on viimeksi päivitetty 01.08.2026